Workshops, uitgebreide versie

Inleiding

Deze beschrijving van de Module Workshops is de uitgebreide versie met daarin opgenomen de tabel met velddefinities. Tevens kunt u een praktijkvoorbeeld downloaden.

De kern van de module ‘workshops’ is dat een organisatie een activiteit organiseert waarvoor mensen zich kunnen inschrijven via de site. Dit kan een korte activiteit zijn als een vergadering, een rondleiding of een sportactiviteit. Het kan ook een meerdaags evenement zijn dat uit verschillende (parallelle) onderdelen bestaat. Denk hierbij aan een symposium of een trainingsweek. Door middel van de module ‘Workshop’ kan men zicht inschrijven op (onderdelen van) workshops.

Kenmerkend is de volgende opbouw

Het evenement kent één of meer workshopclusters. Een cluster is bijvoorbeeld een dag(deel).
Binnen een workshopcluster worden één of meer workshops georganiseerd.
Dezelfde workshop kan op één of meer tijdstippen worden verzorgd.
Overzicht van inschrijvingen zijn alleen aan de voorkant op te vragen. Er is geen redactionele functie door middel van Moderatie.

Terminologie

De module kent een zekere gelaagdheid en bijbehorende terminologie.

Terminologie binnen deze module
Begrip	Uitleg
Workshops	Het paginatype waar binnen men één of meer workshops aanmaakt.
Workshop	Beschrijving en verzameling van één of meer onderdelen.
Onderdeel	Beschrijving en verzameling van een onderdeel.
Tijdstip	Moment van inschrijving voor een bepaald onderdeel (één of meer data, tijdstippen en aantal deelnemers).

Functionele beschrijving

De module Workshops bestaat uit een aantal onderdelen, zoals de inschrijvingspagina, bevestigingsschermen en overzichtsschermen.
De inschrijvingspagina vormt de basis van de module. Hiermee krijgt de bezoeker een formulier aangeboden waarmee hij zich kan inschrijven op (onderdelen van) workshops.

Het formulier bestaat uit een mogelijke inleidende tekst gevolgd door de te selecteren workshop-onderdelen. Een workshopcluster bestaat uit minimaal 1 workshop; er is geen maximum. Een workshopcluster is bedoeld om een aantal bij elkaar horende workshops bij elkaar te groeperen.

Per workshopcluster kan redactioneel worden aangegeven welke mogelijkheden de inschrijver heeft, bijvoorbeeld de mogelijkheid om meerdere personen in te schrijven.
Per workshop wordt de titel, toelichting en het tijdstip inclusief het aantal beschikbare plaatsen getoond.
De workshop kan op meerdere tijdstippen worden aangeboden. De bezoeker kan zich per tijdstip inschrijven. Wanneer een inschrijving is afgerond wordt automatisch het aantal open plaatsen bijgewerkt.
Afhankelijk van de gekozen mogelijkheid bij het bovenliggende workshopcluster kan de bezoeker zich inschrijven voor 1 of meerdere onderdelen.
Na het invullen van het formulier wordt een samenvatting van de gekozen items getoond.
Na het bevestigen van de inschrijving wordt er een e-mail ter bevestiging gestuurd. Afhankelijk van de gekozen instelling bevat deze e-mail ook een link om de inschrijving aan te passen of te verwijderen.

Inzien & verwijderen inschrijvingen

Wanneer de optie ‘Tonen huidige inschrijvingen als niet ingelogd' aanstaat is het voor elke bezoeker (inloggen is dan dus niet nodig) te zien wie zich waarvoor heeft ingeschreven. Hiervoor verschijnt onderaan het normale formulier een link "Toon ingeschreven personen".

Voor redacteuren met de juiste rechten en die zijn ingelogd verschijnt deze mogelijkheid ook. Tevens hebben redacteuren de mogelijkheid om inschrijvingen te verwijderen en om inschrijvingen te exporteren naar Excel. De module Workshops biedt de mogelijkheid om een CSV-export op te vragen van de inschrijvingen. Per regel wordt 1 inschrijving getoond.

Het beheren van de workshops (redactionele mogelijkheden)

Inleidende en afsluitende tekst van het inschrijfformulier.
Inleidende en afsluitende tekst van de bevestigingspagina.
Mail na afronding inschrijving met titel, inleiding en afsluiter.
Aanmaken workshopcluster met titel en inleiding met instellings mogelijkheid:

Inschrijven op een onderdeel per workshop
Inschrijven op meerdere onderdelen per workshop
Inschrijven van meerdere personen

Aanmaken workshop (binnen een workshopcluster) met titel en toelichting
Het toevoegen van tijdstippen aan een workshop:

Datum
Starttijd
Eindtijd
Aantal plaatsen
Vervaldatum inschrijving

Mogelijkheid tot: Tonen huidige inschrijvingen als niet ingelogd
Mogelijkheid tot: Inschrijver mag inschrijvingen wijzigen of verwijderen
Standaardvelden: een groot aantal velden (die vooral betrekking hebben op naw-gegevens) is in elk formulier default beschikbaar. De redacteur hoeft ze slechts aan te vinken voor opname in het formulier. Per veld kan worden aangegeven of invullen verplicht is.
Toevoegen van eigen elementen: de redacteur kan het formulier naar eigen wens inrichten. Per veld kan worden aangegeven of invullen verplicht is. Er is de keuze uit deze mogelijke elementen:

A. Selectievraag: dit betreft een vraag met een vrij aantal antwoordopties. Dit element kent 4 uitvoeringen, de verschijningsvorm kunt u bekijken in de pagina over de module Mailform:

Checkbox (meerdere antwoorden kiesbaar)
Dropdown lijst (één antwoord kiesbaar)
Lijst (meerdere antwoorden kiesbaar)
Radiobuttons (een antwoord kiesbaar)

B. Tekstveld: veld waarin de bezoeker vrije input kan geven. De hoogte van het veld en het veldtype (voor eventuele validatie) zijn redactioneel instelbaar.

C. Tussentekst: redactioneel tekstblok waarin tussentijds een toelichting op de volgende vragen gegeven kan worden.

D. Bijlage: een veld om de bezoeker de mogelijkheid te geven een bijlage mee te sturen met het formulier.

Wel of niet gebruik maken van een CAPTCHA op het formulier.

Instelmogelijkheden m.b.t. verzending van het formulier:

Wel / geen bevestigingsscherm tonen
Het formulier wel/niet daadwerkelijk versturen
Onderwerp
Bestemming: op welk e-mailadres de mail binnenkomt en waar eventueel een cc / bcc terecht komt.
De default afzender

Business Logic en validatie

De complete vragenlijst staat altijd op één scherm, waarbij de velden getoond worden in de volgorde waarin ze zijn aangemaakt. Eerst de NAW-velden, daarna de eigen vragen en tenslotte de workshopvelden.

Het formulier kent geen mogelijkheden voor business logic waarbij de vraagstelling afhankelijk is van gegeven antwoorden. Wel is het mogelijk om bij tekstvelden (beperkt) validatie uit te voeren (op e-mail, postcode, telefoonnummer). Ook zal op het moment van tonen van het formulier altijd de huidige stand van zaken qua open plaatsen getoond worden.

Velddefinities

In de onderstaande tabel zijn de velddefinities opgenomen die gelden voor de module Workshops.

Velddefinities Workshops
Naam	Toelichting
*Inschrijven*
Inschrijvingen tonen als niet ingelogd	Iedereen kan alle inschrijvingen bekijken. Dit is bedoeld voor een intranet-omgeving.
Inschrijver mag inschrijvingen wijzigen of verwijderen	In de bevestigingsmail staat een link naar het ingevulde formulier. Deze kan gewijzigd of verwijderd worden.
*Mail*
Titel	Titel in de mail die de ontvanger krijgt na bevestiging (geen onderwerp).
Inleiding	Korte inleidende tekst bovenaan het mailformulier.
Afsluiter	Korte afsluitende tekst onderaan het mailformulier.
Workshops
Eigenschappen
Titel	Titel van de workshop cluster
Inleiding	Korte inleidende tekst van het workshop cluster.
Instellingen
Inschrijving	Hier moet één type gekozen worden.
Workshop
Titel	Titel van de workshop
Inleiding	Korte inleidende tekst van het workshopcluster.
Tijdstip	Onderdeel van cluster workshop
Datum	Datum van dit onderdeel van de workshop
Starttijd	Starttijd van dit onderdeel van de workshop
Eindtijd	Eindtijd van dit onderdeel van de workshop
Aantal plaatsen	Aantal plaatsen in dit onderdeel van de workshop
Vervaldatum inschrijving	Vervaldatum van dit onderdeel van de workshop
Instellingen
Onderwerp	Tekst die bij de ontvanger verschijnt in het ‘onderwerpveld’ van de mail. Default de Naam van de pagina.
Bestemming	E-mailadres waar de e-mail naartoe wordt gestuurd (Aan:).
Kopie naar	E-mailadres waar een eventuele kopie van de e-mail naartoe wordt gestuurd (Cc).
Bcc	Niet zichtbaar e-mailadres waar een eventuele kopie van de e-mail naartoe wordt gestuurd (Bcc).
Afzender	E-mailadres dat komt te staan in het ‘afzenderveld’ van de e-mail, indien het mailformulier zelf geen e-mailveld bevat.
Afschrift versturen	Als deze vink AAN staat, dan ontvangt degene die het formulier verstuurt hiervan een kopie.
*Inhoud*
*Formulier*
Inleiding	Korte inleidende tekst bovenaan het mailformulier.
Afsluiter	Korte afsluitende tekst onderaan het mailformulier.
*Bevestiging*
Inleiding	Korte inleidende tekst bovenaan bevestigingsscherm.
Afsluiter	Korte afsluitende tekst onderaan bevestigingsscherm.
*Verzending*
Bericht na verzending	Tekst die in de site getoond wordt na het verzenden van het formulier.
*Standaard velden*	Via het plaatsen van vinkjes kunnen onderstaande velden in het formulier opgenomen worden.
Naam - plaatsen - verplicht
E-mail - plaatsen - verplicht
Organisatie - plaatsen - verplicht
Functie - plaatsen - verplicht
Adres - plaatsen - verplicht
Postcode - plaatsen - verplicht
Plaats - plaatsen - verplicht
Land - plaatsen - verplicht
Telefoon - plaatsen - verplicht
Fax - plaatsen - verplicht
Uw bericht - plaatsen - verplicht
Captcha - plaatsen - verplicht	Veld om ervoor te zorgen dat een formulier door een persoon wordt ingevuld en niet door een computer.
*Element*	Via een uitvalmenu kunnnen elementen aan het e-mailformulier worden toegevoegd. Hierbij heeft men de keuze uit Selectievraag, Tekstveld, Tussentekst en Bijlage.
Selectievraag
Label	Tekst van de vraag.
Verplicht	Aangevinkt: bezoeker moet veld verplicht invullen
Type	Hier moet één type gekozen worden. Op basis van het type wordt uiterlijk en logica van de selectievraag bepaald. Maak een keuze uit Checkbox, Dropdownlijst, Lijst, of Radiobuttons.
Antwoord - antwoord	Nadat de selectievraag is ingevoerd kan men een onbeperkt aantal antwoorden toevoegen.
Tekstveld
Label	Aanduiding van het tekstveld.
Verplicht	Aangevinkt: bezoeker moet veld verplicht invullen
Veldtype	Wanneer hier het veldtype wordt aangegeven, wordt eenvoudige veldvalidatie uitgevoerd. Maak een keuze uit: E-mail, Postcode, Telefoon, Vrij (= geen validatie).
Rijen	De hoogte van het tekstveld. NB: Indien ingesteld hoogte >1, dan werkt de validatie niet meer.
Tussentekst
Tekst	Tekst die in het formulier wordt getoond, bijvoorbeeld een uitleg.
Bijlage
Label	Aanduiding van de bijlage.
Verplicht	Aangevinkt: bezoeker is verplicht een bijlage te uploaden.

Voorbeeld uit de praktijk

In een .pdf is de beschrijving en de werkwijze van een workshop uit de praktijk beschikbaar. Hierin kunnen afwijkingen van de standaard zijn opgenomen. Maatwerk is altijd bespreekbaar.

workshops_rondleiders_handleiding (920 kB)