Workshops, beknopte versie

Op deze pagina

Verschijningsvorm website, tabel met schermvoorbeelden
Inzien van de inschrijvingen
Redactionele activiteiten, tabel met schermvoorbeelden

Inleiding

De kern van de module ‘workshops’ is dat een organisatie een activiteit organiseert waarvoor mensen zich kunnen inschrijven via de site. Dit kan een korte activiteit zijn als een vergadering, een rondleiding of een sportactiviteit. Het kan ook een meerdaags evenement zijn dat uit verschillende (parallelle) onderdelen bestaat. Denk hierbij aan een symposium of een trainingsweek. Door middel van de module ‘Workshop’ kan men zich inschrijven op (onderdelen van) workshops.

Op deze pagina staat een beknopte beschrijving van de Module Workshop. Het is de versie met praktische informatie voor redacteuren.

De uitgebreide informatie die u op deze pagina kunt lezen is bedoeld om verder inzicht te krijgen in deze module en bevat onder andere de tabel met velddefinities en u kunt er een praktijkvoorbeeld downloaden.

Verschijningsvorm website

De workshop module bestaat uit een aantal onderdelen, zoals de inschrijvingspagina, bevestigingsschermen en overzichtsschermen. U kunt hieronder de verschillende verschijningsvormen bekijken. De grote afbeeldingen kunt u downloaden vanuit de rechterkolom. De getoonde voorbeelden zijn voorzien van een standaard vormgeving.

beschrijving van de schermen, zichtbaar voor de bezoeker.
afbeelding	beschrijving en eventueel download grotere afbeelding
	Een voorbeeld van een workshopcluster met daarin verschillende workshops waaruit kan worden gekozen. Bekijk dit door de grote afbeelding te downloaden: schermafbeelding Tonen workshop cluster
	De hier getoonde schermafbeelding toont waar de mogelijkheid inschrijvingen in te zien te vinden is. Onderaan de lijst met workshops. Deze mogelijkheid moet wel "aan" staan in het redactiescherm. Verdere uitleg staat onder deze tabel.
	Na "Toon inschrijvingen" kunt u op de volgende pagina kiezen op welk niveau u de inschrijvingen wilt bekijken. Bekijk dit door de grote afbeelding te downloaden: schermafbeelding keuzemogelijkheid voor het tonen van de inschrijvingen
	In dit schermvoorbeeld is gekozen voor het tonen van de inschrijvingen van één workshop die gegeven wordt op meerdere dagen.Op 1 dag zijn er geen inschrijvingen, op de andere dagen wel. Bekijk dit door de grote afbeelding te downloaden: schermafbeelding van het overzicht van de inschrijvingen van een workshop

De inschrijvingspagina vormt de basis van de module. Hiermee krijgt de bezoeker een formulier aangeboden waarmee hij zich kan inschrijven op (onderdelen van) workshops.

Workshops kunnen worden onderverdeeld, bijvoorbeeld op onderwerp.

Per workshop wordt de titel, toelichting en het tijdstip inclusief het aantal plaatsen getoond. De workshop kan op meerdere tijdstippen worden aangeboden. De bezoeker kan zich per tijdstip inschrijven. Wanneer een inschrijving is afgerond wordt automatisch het aantal open plaatsen bijgewerkt.

Na het invullen van het formulier wordt een samenvatting van de gekozen items getoond.

Na het bevestigen van de inschrijving wordt er een mail ter bevestiging gestuurd. Afhankelijk van de gekozen instelling bevat deze mail ook een link om de inschrijving aan te passen of te verwijderen.

Inzien en verwijderen van inschrijvingen

Wanneer de optie ‘Tonen huidige inschrijvingen als niet ingelogd’ aanstaat, is het voor elke bezoeker (dus inloggen is dan niet nodig) te zien wie zich waarvoor heeft ingeschreven. Hiervoor verschijnt onderaan het normale formulier een link “Toon inschrijvingen”.

Voor redacteuren met de juiste rechten die zijn ingelogd verschijnt deze mogelijkheid ook. Tevens hebben redacteuren de mogelijkheid om inschrijvingen te verwijderen en om inschrijvingen te exporteren naar Excel. De module Workshops biedt de mogelijkheid om een CSV-export op te vragen van de inschrijvingen. Per regel wordt 1 inschrijving getoond.

Redactionele activiteiten tabbladen Mail en Inschrijvingen

Wanneer u het redactiescherm van het paginatype workshop voor de eerste keer opent, komt u op het tabblad ‘Mail’ terecht. IPROX ziet dat dit het eerste tabblad met niet ingevulde, verplichte velden is. Heeft u al een workshop aangemaakt dan komt u binnen op de tab ‘Workshops’).

In de tab Mail geven we de waarden op die worden gebruikt in de bevestigingsmail naar de inschrijver. Vul deze alvast voorlopig in.

Beschrijving redactieschermen deel 1
afbeelding	beschrijving en eventueel download grotere afbeelding
	In het tabblad "Inschrijven" regelt u of de bezoeker zonder te zijn ingelogd de inschrijvingen mag bekijken. En ook regelt u of de inschrijver de inschrijvingen mag wijzigen of verwijderen. Optie 'Inschrijven verplicht': 1. Als deze optie UIT staat, én als alle workshops vol zijn, dan toont er géén inschrijf-formulier maar in plaats daarvan een melding. Dat is de tekst uit het veld "Tekst bij alle tijdstippen bezet". NB: De workshops en hun tijdstippen tonen nog wel. 2. Als deze optie AAN staat, én als alle workshops vol zijn dan toont er wel een inschrijfformulier met daarbij een melding. Dat is dan ook weer de tekst uit het veld "Tekst bij alle tijdstippen bezet". NB: De workshops en hun tijdstippen op zich tonen nog wel. Hiermee kan door een bezoeker worden aangegeven dat bij een bijeenkomst bijvoorbeeld wel de plenaire zitting wordt bijgewoond, maar geen workshops.
	In het tabblad "Mail" vult u de velden in die de inschrijver in de mail terugziet.

Redactionele activiteiten tabbladen Workshops en Instellingen

Beschrijving redactieschermen deel 2
afbeelding	beschrijving en eventueel download grotere afbeelding
	In het tabblad Workshops begint u met het toevoegen van één of meerdere Workshop clusters. Het workshop cluster gebruiken we om onderliggende workshops visueel te groeperen. Vul een titel en eventueel inleiding in.
	Na het toevoegen van een cluster ziet u velden die u moet invullen. Maak uw keuzes. Bekijk hier via download de grotere afbeelding. schermafbeelding tabblad workshops, workshop cluster invoeren
	Maak ook een keuze bij Instellingen Inschrijving. Zie de toelichting in de tabel onderaan deze pagina.
	Na het toevoegen van een Workshop voert u velden in en minimaal 1 tijdstip. Meerdere tijdstippen zijn toegestaan. De verschillende iconen zijn voorzien van mouse-over informatie. U kunt altijd tijdstippen toevoegen en nieuwe workshops plaatsen. Bij een toegevoegde Workshop vult u een titel en eventueel toelichting in. Door middel van Tijdstip geeft u aan op welk moment in tijd de workshop plaatsvindt. Ook kan het aantal plaatsen aangegeven worden. Wanneer wenselijk kan ook alvast de vervaldatum van de inschrijving ingevuld worden; vanaf die datum is het niet langer mogelijk in te schrijven. Omdat dezelfde workshop meerdere malen gegeven kan worden is het ook mogelijk om nogmaals een tijdstip toe te voegen. De gebruiker kan zich slechts inschrijven op één tijdstip. Bekijk hier via download de grotere afbeelding: schermafbeeling tabblad Workshops, invoervelden workshop.
	In het tabblad instellingen voert u de velden in als ware het een mailformulier. Hier kunt u de diverse mail-instellingen beheren, deze worden gebruikt voor het verzenden van de bevestigingsmail naar de inschrijver. Belangrijk hierbij is dat u de opties ‘Bevestigingsscherm tonen’ en ‘Mail het formulier’ aangevinkt hebt. Geef ook een bestemming op; bijvoorbeeld uw eigen e-mailadres. Informatie over de werking van deze velden leest u in de pagina over de module Mailformulier.

Beschrijving redactieschermen deel 3
Via Tabblad ‘Inhoud’ kunnen er diverse teksten worden ingevoerd deze worden tijdens het inschrijvingsproces getoond.
Het tabblad ‘Standaardvelden’ maakt het mogelijk om aanvullende informatie te vragen, zoals NAW-gegevens. In principe zijn hier alle mogelijkheden van het paginatype formulier beschikbaar.

Inschrijvingsopties uitgelegd

Met de optie inschrijvingen hebben we de volgende mogelijkheden:
Optie	Uitleg	Uiteindelijke werking
Inschrijven op een onderdeel per workshop	De default optie. Binnen het workshop cluster mag de bezoeker zich slechts inschrijven op 1 workshop.	Via radiobuttons gegroepeerd per workshop cluster.
Inschrijven op meerdere onderdelen per workshop	Binnen het workshop cluster mag de bezoeker zich voor meerdere workshops inschrijven (let wel: nooit meer dan 1 onderdeel per workshop)	Via radiobuttons gegroepeerd per workshop.
Inschrijven van meerdere personen	De bezoeker kan het aantal gewenste plaatsen aangeven.	Dropdown met waarden (1 t/m 9)