Functionaliteit rechterkolom: Controlelijsten

Op het startscherm van iprox.cms is Controlelijsten beschikbaar. Een klik opent een scherm met twee opties:

1. Bestaande controlelijst opzoeken – om door te werken aan een controle of als beheerder het werk te verifiëren.
2. Nieuwe controlelijst samenstellen – maak een lijst op basis van een zoekactie.

Snelstart

Bestaande controlelijst gebruiken

1. Ga naar Startscherm → Controlelijsten.
2. Kies Bestaande controlelijst en selecteer de gewenste lijst.
3. Voer controles uit (zie: Werken met een controlelijst).

Nieuwe controlelijst maken

1. Ga naar Startscherm → Controlelijsten → Nieuwe controlelijst.
2. Stel je zoekactie in (zie: Zoekcriteria hieronder) en klik Zoeken.
3. Review de resultaten. Klik [Controlelijst opslaan], geef een lijstnaam in en bevestig.

Nieuwe controlelijst: zoekcriteria

Gebruik het formulier met de volgende opties:

• Zoekterm – er wordt automatisch gezocht met een wildcard (*). Voorbeeld: Maeslant vindt ook Maeslantkering.
• Structuren – standaard doen alle contentstructuren mee; je kunt specificeren naar container of set.
• Paginatypen – standaard wordt gezocht in downloaddossiers en downloads/bestanden; je kunt hier een selectie maken.
• Zoekbutton – genereert de lijst.

Zoekactie opslaan

Na het genereren van een lijst verschijnt [Controlelijst opslaan]. Voer een lijstnaam in en sla op. De controlelijst wordt beschikbaar voor alle redacteuren (met inachtneming van hun rechten).

Opbouw van de controlelijst

De controlelijst toont alle publicaties die aan de zoekactie voldoen en waarop je rechten hebt. De initiële sortering is Publicatiedatum (nieuw → oud).

Per publicatie wordt getoond:

• Naam (downloaddossier of download), voorafgegaan door de publicatiestatus.
• Containernaam (het type publicatie).
• Publicatiedatum (de ingestelde publicatiedatum).
• Laatste publicatiedatum.
• Bestandsnaam/Link (indien de hit een download is).

Sorteren en bladeren

Pas de sortering aan naar Naam (A–Z), Type publicatie, of Laatste publicatiedatum.

Gebruik de bladerfunctie om door de resultaten te navigeren.

Werken met een controlelijst

Beschikbare acties per publicatie

• Bewerken – open de publicatie om te wijzigen.
• Preview – bekijk de weergave.
• Ga naar structuur – navigeer naar de plek in de contentstructuur waar de publicatie zich bevindt.

Bulkselecties en statuswijzigingen

Selecteer publicaties:

• Per item (checkbox),
• Als selectie (meerdere via checkboxes), of
• Volledige controlelijst.

Statusopties

• Verbergen – publicaties tonen niet meer op de site.
• Publiceren – publicaties tonen op de site.
• Verwijderen – publicaties worden verwijderd (extra bevestiging vereist).

Controle uitvoeren en registreren

Bij elke publicatie staat een pulldown met:

• Controle uitgevoerd – publiceren
• Controle uitgevoerd – verbergen

Na keuze gebeurt het volgende:

1. De naam van de controlerende redacteur en datum/tijd worden bij de publicatie geregistreerd.
2. De gekozen (de)publicatieactie wordt uitgevoerd.
3. De publicatie wordt verborgen in de lijst, zodat de controlelijst alleen openstaande punten toont.
4. Via een aparte functie kun je verborgen items weer opvragen.
5. Je kunt een CSV-export opvragen van de controlelijst (bevat zowel gecontroleerde als niet-gecontroleerde publicaties).

Tip: Gebruik Controle uitgevoerd – verbergen als de publicatie (nog) niet geschikt is om te publiceren, maar je de controle wil afsluiten.

CSV-export

• Bevat zowel wel- als niet-gecontroleerde publicaties.
• Omvat minimaal de velden zoals getoond in de lijst (zie Opbouw van de controlelijst).
• Te gebruiken voor rapportage, vervolgtaken of archivering.

Veelgestelde vragen (FAQ)

Zie ik items waarvoor ik geen rechten heb?
Je ziet alleen items waarvoor je **raadpleger-**rechten hebt. Bewerken of (de)publiceren kan uitsluitend met de juiste rechten voor de betreffende container/tak.

Wat gebeurt er bij Verwijderen?
De publicatie wordt verwijderd na een extra bevestiging. Deze actie is definitief; controleer je selectie zorgvuldig.

Waarom verdwijnen items na controle?
Na een geregistreerde controle wordt het item verborgen zodat de lijst alleen nog openstaande acties toont. Je kunt verborgen items later weer opvragen.

Kan ik een controlelijst delen?
Ja, alle redacteuren kunnen door collega’s aangemaakte lijsten raadplegen (binnen hun autorisaties).

Wie mag controlelijsten verwijderen?
De maker mag eigen lijsten verwijderen. De rol Controlelijst beheerder mag alle lijsten verwijderen.

Terminologie

• Container / Set: Contentstructuren binnen iprox.cms.
• Downloaddossier / Download (bestand): Paginatypen die standaard in zoekacties zijn opgenomen.
• (De)publiceren: Zichtbaarheid op de website aan/uit zetten.
• Raadpleger: Autorisatierol voor het kunnen zien van content zonder bewerkingsrechten.

Best practices

• Specificeer je zoekactie (structuren/paginatypen) om ruis te beperken.
• Gebruik sorteringen zoals Laatste publicatiedatum om recente wijzigingen te prioriteren.
• Werk in batches met bulkselecties voor consistente acties.
• Exporteer CSV voor teamoverleg of verantwoording.

Toegangsrechten (autorisatie)

• Lezen: Alle redacteuren kunnen controlelijsten raadplegen die door collega’s zijn aangemaakt.
• Aanmaken: Elke redacteur kan een nieuwe controlelijst aanmaken.
• Bewerken/(de)publiceren: Wanneer items in containers of takken staan waarvoor je geen rechten hebt, kun je deze niet bewerken of (de)publiceren. Zichtbaarheid hangt af van je Raadpleger-autorisatie.
• Verwijderen van lijsten: De maker kan eigen controlelijsten verwijderen. De rol Controlelijst beheerder kan alle controlelijsten verwijderen.

Let op: Acties zoals verwijderen van pagina's vragen om extra bevestiging.